На основе хранящихся в Национальном архиве Республики Карелия анкет беженцев, получивших разрешение на возвращение домой после амнистии ВЦИК 1923 года, создан новый электронный ресурс — база данных «Карельские беженцы». В нее включены и имена лиц, ходатайствующих о приезде в Карелию в 1920-1922 гг., материалы на которых оказались в составе сформированных дел с анкетами образца 1923 года.
Хранящиеся в Национальном архиве Республики Карелия анкеты карельских беженцев («карбеженцев»), являются ценнейшим источником информации по истории семей. Наиболее информативная часть анкет относится к периоду действия амнистии, объявленной ВЦИК 30 апреля 1923 г. Не вернувшиеся до этой поры беженцы получили право возвратиться на родину в упрощенном порядке. Те, кто желал воспользоваться амнистией, должны были обратиться к полномочному представителю РСФСР в Финляндии, заполнив анкету с приложением фотографий.
Анкета образца 1923 года состоит из четырех блоков вопросов: имеющих общий характер (имя, место и год рождения, данные о семье и т.д.), вопросы, касающиеся вооруженных выступлений в 1921-1922 гг. (об участии в военных действиях, добровольности участия и выезда), о проживании в Финляндии и о возвращении в Карелию (каким путем и с кем возвращается, ввозимое имущество, адрес проживания в Финляндии). В анкету включались сведения о жене и детях до 18 лет.
К анкете прилагаются паспорт или эвакуационное свидетельство, опросный лист для лиц, проходящих через погранично-карантинный пункт. В деле могут содержаться различные удостоверения, справки, протоколы допросов, уведомления об амнистии и иные материалы. Иногда анкета может отсутствовать, но имеются иные документы, о чем делается соответствующая отметка в графе «Примечание». К анкетам до 1923 года могут прилагаться «Торжественные обязательства» — письменные обязательства возвращающихся о признании советской власти. В опросном листе, заполняемом сотрудником погранично-карантинного пункта, фиксировались сведения, изложенные беженцем относительно причин отъезда в Финляндию, указывалось образование, род занятий и национальность.
В базу данных включены фамилии, имена и отчества лиц, на которых составлены отдельные анкеты. В том случае, если это глава семьи, то в базу внесена информация только о нем без указания других родственников. Имена, отчества, фамилии и годы рождения приводятся так, как они указаны в документах. Следует учитывать, что во многих случаях эти данные требуют верификации по другим документам, поскольку были записаны со слов анкетируемых и не всегда точны. Довольно типична ситуация, когда у одного человека бытовало два-три имени и столько-же модификаций фамилии: все варианты, имеющиеся в анкетах и сопроводительных документах, внесены в базу. В том случае, если в нескольких документах указываются различные сведения (например, отличается год рождения), то в базу второе значение внесено со знаком вопроса. В квадратные скобки заключена информация, которая может иметь различное прочтение по причине особенностей почерка. При написании географических наименований использовались справочники административно-территориального деления Олонецкой и Архангельской губерний, АКССР.
В базе данных поиск осуществляется по фамилии, имени и отчеству, месту и году рождения. У некоторых лиц место рождения и проживания отличаются. В подобных случаях информация о месте проживания указывается в примечаниях к учетной записи. Отдельно выделена графа о наличии или отсутствии фотографий в анкете.
При необходимости предоставления копий документов на лиц, указанных в базе «Карельские беженцы», можно обратиться в Национальный архив Республики Карелия с соответствующим запросом. В дальнейшем планируется продолжить работу по внесению в базу данных сведений из других дополнительных комплексов анкет беженцев.